Die Vorteile der Digitalisierung in der Betriebsprüfung

Wenn man das Wort „Szenario“ liest, dann könnte man gleich an etwas „Schlimmes“
denken und in Verbindung mit einer Betriebsprüfung kann für manch einen Unternehmer
daraus ein echtes „Horrorszenario“ werden.

Aber das muss nicht sein!

Das Wort Szenario ist einfach die Beschreibung einer möglichen Abfolge von Ereignissen, eines Zukunftsmodells,
ein Plan dafür, wie etwas ablaufen soll.

Wenn alle Beteiligten an einer Betriebsprüfung;
– der Unternehmer,
– der Steuerberater
– und der Betriebsprüfer auf die gleichen Unterlagen Zugriff haben und somit über den gleichen Wissensstand verfügen,

Erreicht werden kann dies z.B. durch eine digitalisierte Buchführung.

Versetzen Sie sich in die Lage eines Betriebsprüfers:
Würden Sie gerne viel Zeit ihrer Arbeit damit zubringen in Ordnern nach Belegen zu suchen? Wir auch nicht!
Eine Betriebsprüfung läuft viel harmonischer und barrierefreier ab, wenn bei der Datenträgerüberlassung (Datenzugriff Z 3, vgl. Rz. 167 – 169 der GoBD vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001) zu jeder Buchung der Beleg verlinkt ist.
Dies erspart langes Suchen, ggfs. Rückfragen und unter Umständen das ständige Nachreichen von Belegen.

Eine digitalisierte Buchführung verkürzt dagegen die Dauer der Stresssituation, denn nichts anderes ist eine Betriebsprüfung.
Letztendlich spart eine schnelle Betriebsprüfung dem Unternehmer aber eins: nämlich Kosten!

Das BMF hat sich mit seinem neusten Schreiben zu den GoBD vom 28.11.2019 der Digitalisierung weiter geöffnet.
Eine bildliche Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen kann mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen, wenn die Anforderungen der GoBD erfüllt sind. Selbst eine bildliche Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland ist möglich und zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland), (vgl. Rz 130 der GoBD vom 28.11.2019).

Mit der Möglichkeit des Scannens hat sich auch das leidige Thema des Kopierens von Rechnungen auf Thermopapier (z.B. Tankquittungen) erledigt. Denn grds. ist, wenn eine Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt ist, diese durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, damit sie für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14b Absatz 1 UStG lesbar ist. Zwar ist es dabei nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren (Abs. 14b.1.(5) S. 1 – 4 UStAE), aber durch den Scanvorgang werden z.B. Lagerkosten, Papier und Zeit gespart.

In diesem Fall ist zur Beschreibung des Scanvorgangs eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation notwendig!

Fazit:

Die Digitalisierung ermöglicht dem Unternehmer, aufgrund der Zeitersparnis,
sich seinem originären Betätigungsfeld zuzuwenden: Der Leitung seines Unternehmens.

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